Work System huolehtii yksityisyydestäsi ja siitä, että voit luovuttaa meille tietojasi luottavaisin mielin. Siksi Work System pyrkii aina suojaamaan henkilötietoja parhaalla mahdollisella tavalla ja noudattamaan kaikkia voimassa olevia lakeja ja määräyksiä. Avoimuus on tärkeää Work Systemille. Sen vuoksi me haluamme kertoa sinulle, miten henkilötietojasi käsitellään.

Tämä tietosuojakäytäntö koskee kaikkia Work Systemin asiakkaita Suomessa. Tässä käytännössä me kerromme, miten henkilötietojasi käytetään, kun pyydät tarjousta tai ostat tuotteitamme ja/tai palveluitamme, vierailet toimipaikassa/sivustolla tai otat meihin yhteyttä.

Work System tekee jatkuvasti töitä tietosuoja-asioiden parissa, joten tätä käytäntöä voidaan päivittää aika ajoin. Löydät tietosuojakäytännön uusimman version aina täältä.

Jos sinulla on kysyttävää tai kommentoitava, ota meihin yhteyttä.

Work System Sweden AB, yritysnro 556782-6713, osoite Industrivägen 11B, 561 61 Tenhult, Ruotsi on rekisterinpitäjä, joka vastaa henkilötietojesi käsittelystä tässä tietosuojakäytännössä kuvatulla tavalla ja Work Systemin tavaramerkin nimissä.

Jos luovutat henkilötietoja suoraan jollekin Work Systemin yhteistyökumppanille, kuten ProPartnerille, kyseinen yhteistyökumppani toimii silloin itsenäisenä rekisterinpitäjänä.

Käsiteltävät henkilötiedot vaihtelevat sen mukaan, teetkö ostoksia yksityishenkilönä vai yrityksenä. Myös yritysmuodolla voi olla merkitystä, ja jos esimerkiksi edustat yksityistä elinkeinonharjoittajaa, yrityksen tiedot voivat olla samat kuin henkilötiedot.

Käydessäsi osoitteessa https://www.worksystem.fi, pyytäessäsi tarjousta tai ostaessasi tuotteitamme ja/tai palveluitamme tai ollessasi muulla tavoin yhteydessä meihin hyväksyt, että keräämme tietoja sinusta ja/tai edustamastasi yrityksestä. Näihin tietoihin voivat kuulua muun muassa seuraavat:

• Henkilötiedot: Koko nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilötunnus, osoite, postinumero, postitoimipaikka, rekisterinumero, asiakasnumero, sijainti

• Yritystiedot: Organisaationumero, yrityksen nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka, rekisterinumero, asiakasnumero, toimiala, laskutustiedot, kuten laskutusosoite ja yhteyshenkilö

• Taloustiedot: Maksutiedot ja tarvittaessa tiedot yrityksen/yksityisasiakkaan maksuhistoriasta ja luottokelpoisuudesta. Luottoarvioinnin tekee Work System Creditsafen tietojen perusteella.

• Käyttötiedot: Käyttäjän käyttöön liittyvät tiedot, kuten tekniset tiedot, evästetiedot, IP-osoite, laitetiedot ja käyttäjähistoria.

Kun luovutat henkilötietojasi Work Systemille, niitä käytetään tarkoituksenmukaisesti ja laillisesti seuraavalla tavalla:

• Ostosten käsittely ja hallinnointi

Kun ostat tuotteitamme/palveluitamme, käsittelemme tietojasi täyttääksemme velvoitteemme ja hallinnoidaksemme liikesuhdettamme kanssasi tekemämme sopimuksen mukaisesti. Käsittelemme tietoja myös maksujen vastaanottamiseksi, laskujen käsittelemiseksi, vikojen korjaamiseksi ja muiden tapahtumien käsittelemiseksi sekä mahdollisten palautusten, reklamaatioiden, vaateiden tai takuuasioiden käsittelemiseksi. Tähän voi sisältyä myös jatkokysymyksiä ja kyselyjä siitä, miten olet kokenut tuotteemme ja/tai palvelumme. Tietoja voidaan käsitellä myös sovellettavien lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi, kuten kuluttajalainsäädännöstä johtuvien velvollisuuksien täyttämiseksi, ja kanssasi solmitun ostosopimuksen oikeusperustan mukaisesti.

Oikeusperusta: Sopimuksen täyttäminen ja oikeudelliset velvoitteet

• Tarjousten hallinnointi

Jos pyydät meiltä tarjousta, henkilötietojasi käytetään tarjouksen hallinnointiin, seurantaan sekä toimenpiteiden suorittamiseen ennen mahdollisen sopimuksen solmimista.

Oikeusperusta: Oikeutettu etu ja suostumus

• Muu tuotteisiin/palveluihin liittyvä viestintä

Käsittelemme tietoja myös silloin, kun olemme muulla tavalla yhteydessä sinuun. Kyse voi olla esimerkiksi tuotekysymyksistä, chat-keskusteluista asiakaspalvelun kanssa tai puhelinkeskusteluista. Kyse voi olla myös ostokseen liittyvistä palveluista, kuten esimerkiksi muistutuksista ennen varattua korjaamokäyntiä.

Oikeusperusta: Sopimuksen/sitoumuksen täyttäminen ja oikeutettu etu

• Markkinointi, tapahtumat ja kilpailut

Käsittelemme erilaisia tietoja voidaksemme viestiä asiakkaidemme kanssa esimerkiksi markkinoinnin kautta. Markkinointi voi tapahtua esimerkiksi kirjeitse, puhelimitse, tekstiviestitse, sähköpostitse tai sosiaalisen median kautta. Kyseessä voi olla myös kilpailujen ja tapahtumien hallinta. Näihin tarkoituksiin voimme myös laatia tilastoja analysointitarpeisiin.

Oikeusperusta: Oikeutettu etu ja suostumus

• Tarjoamiamme osto- ja palvelutarjouksien sekä teknisten järjestelmien arviointi ja kehitys

Tietoja voidaan käyttää käyttökokemuksen parantamiseen ja tuotteidemme/palvelujemme arviointiin. Näiden tietojen perusteella voimme myös laatia tilastoja ja analyyseja.

Oikeusperusta: Oikeutettu etu ja suostumus (esim. evästeet)

• Väärinkäytön estäminen

Käsittelemme tietoja varmistaaksemme kaikkien palvelujemme/tuotteidemme turvallisuuden ja havaitaksemme tai estääksemme erityyppiset luvattomat käytöt sekä käyttötavat, jotka rikkovat käyttöehtojamme. Tietoja voidaan käyttää myös esimerkiksi väärinkäytön tai petosten estämiseen.

Oikeusperusta: Sopimuksen täyttäminen ja oikeudellinen velvoite

• Lakien noudattaminen

Käsittelemme tietoja lakisääteisten vero- ja kirjanpitovelvoitteidemme täyttämiseksi ja/tai muiden lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi.

Oikeusperusta: Lakisääteiset velvoitteet

• Rekrytointiprosessien toteuttaminen

Työhakemuksessa antamiasi henkilötietoja käsitellään hakemuksesi hallinnoimiseen ja yhteyden ottamiseen sinuun rekrytointiprosessin aikana. Näitä tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, yhteystiedot, henkilötunnus ja työsuhdehistoriaan, taitoihin, pätevyyteen ja/tai muihin tietoihin liittyvät tiedot saatekirjeessä/CV:ssä.

Oikeusperusta: Oikeutettu etu ja suostumus

Edellä kuvatun käsittelyn lisäksi seuraavaa sovelletaan erityisesti CONTROL-sovellukseen, jolla määritetään ja ohjataan CONTROL-tuoteperheen laitteita.

Kun rekisteröit tilin sovellukseen, keräämme ainoastaan sähköpostiosoitteesi. Emme kerää sovelluksen kautta sijaintitietoja, laitetietoja, yhteystietoluetteloita, käyttäytymistietoja tai mainostunnisteita.

• Käyttäjätilisi luominen ja hallinnointi sovelluksessa – sopimuksen täyttäminen

• Sovellukseen kirjautuminen – sopimuksen täyttäminen

• Sovellukseen liittyvä tärkeä käyttö- ja tietoturvaviestintä – oikeutettu etu

Emme käytä sovelluksessa antamaasi sähköpostiosoitetta sovellusten tai verkkosivustojen väliseen seurantaan, profilointiin tai markkinointiin/mainontaan, emmekä luovuta sitä tietojen välittäjille tai mainosverkostoille.

Haluatko poistaa Work System CONTROL -tilisi ja siihen liittyvät tiedot? Lähetä sähköpostia osoitteeseen info@worksystem.se aiheella ”Poista tili – Work System CONTROL”. Vahvistamme poiston ja toteutamme sen 30 päivän kuluessa. Muista oikeuksistasi ja valituksen tekemisestä kerrotaan jäljempänä kohdissa ”Oikeutesi” ja ”Valitukset ja valvontaviranomainen”.

Work System CONTROL ei käytä Applen App Tracking Transparency (ATT) -toimintoa, koska sovellus ei seuraa käyttäjiä muissa sovelluksissa tai verkkosivustoilla.

Sovellus ei käytä kolmannen osapuolen palveluja tai SDK-paketteja, jotka keräävät henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Work System luovuttaa henkilötietojasi muille vain silloin, kun laki sitä vaatii tai luovuttaminen on muutoin sovellettavien lakien mukaista. Henkilötietoja ei myydä kolmansille osapuolille.

Voimme käyttää tavarantoimittajia tai alihankkijoita, jotta voimme täyttää velvollisuutemme asiakkaitamme kohtaan. Näissä tapauksissa yritys/viranomainen on joko itsenäinen rekisterinpitäjä tai se on allekirjoittanut henkilötietojen käsittelijäsopimuksen sen varmistamiseksi, että käytössä on tarvittavat tietoturvatoimenpiteet tietojesi suojaamiseksi. Tällaisia yrityksiä/tahoja voivat olla huolinta-/logistiikkayritykset, luottolaitokset, markkinointipalveluiden toimittajat tai viranomaiset.

Work System minimoi henkilötietojen siirron EU:n/ETA:n ulkopuolisiin maihin. Jos tietoja kuitenkin siirretään EU:n/ETA:n ulkopuolelle, niiden käsittelyltä vaaditaan samaa suojaustasoa kuin EU:n/ETA:n sisällä.

Work System käsittelee henkilötietoja voidakseen tarjota parasta mahdollista palvelua ja täyttääkseen asiakassitoumuksensa. Säilytysaika riippuu henkilötietojen tyypistä, ja sitä säätelevät esimerkiksi liiketoiminnan tarpeet sekä oikeudelliset ja sopimukselliset vaatimukset. Work System voi tietyissä tapauksissa säilyttää henkilötietoja mainittua pidempään, esimerkiksi mahdollisten valitusten/riitatilanteiden ratkaisemiseksi tai lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi. Rutiiniemme avulla varmistetaan, että säilytysaika pysyy niin lyhyenä ja tarpeettomien tietojen tallentaminen niin vähäisenä kuin mahdollista.

• Osto-, tilaus- ja käyttäjähistoria säilytetään 10 vuotta siltä osin kuin tietoja ei ole anonymisoitu.

• Asiakaspalveluasioihin liittyviä tietoja säilytetään, kunnes asia on käsitelty loppuun, tai ne poistetaan 8 vuoden kuluttua.

• Jos et ole Work Systemin asiakas, mutta vierailet esimerkiksi verkkosivustollamme tai vastaavassa, Work System pyytää sinulta suostumuksen ennen mitään tietojen keräämistä. Work System säilyttää sinulta kerättyjä tietoja niin kauan kuin se on merkityksellistä tai enintään 5 vuotta.

Work System on ryhtynyt tarvittaviin laillisiin, teknisiin ja organisatorisiin turvatoimiin varmistaakseen, että henkilötietoja ei peukaloida, kadoteta tai käsitellä luvattomasti. Meillä tietoja käsittelevät vain ne, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviinsä. Turvallisuuskäytäntöjämme päivitetään ja muokataan jatkuvasti teknisen kehityksen mukaisesti.

Haluamme olla avoimia ja läpinäkyviä. Sinulla on milloin tahansa oikeus pyytää rekisteriotetta tallennetuista henkilötiedoistasi. Jos saamme tietopyynnön, saatamme pyytää sinulta lisätietoja varmistaaksemme, että tiedot annetaan oikealle henkilölle.

Henkilötieto-otteen lisäksi sinulla on lain mukaan seuraavat oikeudet:

• Pyytää henkilötietojesi korjaamista, niiden käytön rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä. Esimerkiksi jos kerätyt tiedot ovat virheellisiä, jos haluat peruuttaa antamasi suostumuksen tai kieltäytyä erityyppisistä markkinointitoimista.

• Pyytää henkilötietojesi poistamista siltä osin, kuin se on sovellettavan lain ja kanssasi solmittujen sopimusten mukaista.

Work System pyrkii aina toimimaan pyyntösi mukaan, mutta joissakin tapauksissa tietoja ei voida poistaa esimerkiksi sovellettavan lainsäädännön vaatimusten vuoksi.

Jos olet sitä mieltä, että Work System on käsitellyt henkilötietojasi väärin, voit aina kääntyä puoleemme.

Jos haluat valittaa henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen (www.imy.se), joka vastaa valvonnasta tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Pyrimme aina antamaan selkeää ja tarkkaa tietoa henkilötietojesi käsittelystä. Jos sinulla on kysyttävää tai jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä. Voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme lähettämällä viestin osoitteeseen info@worksystem.fi tai soittamalla numeroon +46 10 333 35 44.

2026-09-24: Käytäntöön on lisätty tietoa CONTROL-sovelluksen tietosuojasta.